Secrétariat juridique externalisé pour les associations et fondations
Votre association doit gérer ses obligations. Elle ne devrait pas y consacrer toute son énergie.
Statuts à mettre à jour, assemblée générale à préparer, procès-verbal à rédiger, changement de dirigeants à déclarer…
La gestion juridique et administrative d’une association peut rapidement devenir chronophage, particulièrement lorsque ces tâches reposent sur des bénévoles ou sur une équipe salariée déjà très sollicitée.
L’Observatoire des associations vous accompagne dans la préparation, l’organisation et le suivi de vos démarches, avec un service de secrétariat juridique spécialisé dans le fonctionnement des organismes sans but lucratif.
L’objectif : vous permettre de disposer de dossiers structurés, de documents correctement préparés et d’un suivi plus rigoureux de votre vie statutaire.
Un secrétariat juridique spécialisé dans le secteur associatif
Le fonctionnement d’une association ne se résume pas à tenir une comptabilité ou à organiser des réunions.
Assemblée générale, conseil d’administration, bureau, renouvellement des dirigeants, modification des statuts, déclarations administratives...
Ces formalités nécessitent de connaître les particularités du droit des associations et de leurs pratiques de gouvernance.
Notre intervention porte sur la préparation et la gestion opérationnelle de ces travaux, en tenant compte de vos statuts, de votre organisation et des échéances à respecter.
Nous pouvons notamment intervenir pour :
- préparer les convocations et documents nécessaires aux réunions ;
- préparer et mettre en forme les procès-verbaux d’assemblées générales et de réunions des organes dirigeants ;
- organiser et mettre à jour vos dossiers statutaires ;
- préparer les éléments nécessaires aux déclarations auprès des administrations compétentes ;
- assurer le suivi documentaire des modifications intervenant dans la vie de l’association ;
- vérifier la cohérence formelle des documents de gouvernance ;
- préparer les dossiers nécessaires à certaines opérations de la vie associative ;
- vous aider à structurer vos procédures internes de gouvernance ;
- assurer un suivi régulier de vos échéances et obligations documentaires.
Une expertise spécialisée, sans remplacer votre avocat
Le secrétariat juridique externalisé n’a pas vocation à se substituer à l’avocat, au notaire ou à tout autre professionnel du droit lorsque leur intervention est requise.
Notre rôle est complémentaire.
Nous intervenons sur la préparation matérielle, documentaire et administrative de vos dossiers, ainsi que sur l’organisation de votre fonctionnement juridique courant.
Lorsque votre situation nécessite une consultation juridique, une analyse juridique individualisée, la rédaction d’un acte ou une intervention relevant d’une profession réglementée, nous vous indiquons qu’un professionnel compétent doit être sollicité.
Cette complémentarité permet notamment à une association déjà accompagnée par un avocat de lui transmettre des dossiers mieux préparés et des documents mieux structurés.
Une logique simple
Vous nous confiez la préparation et l’organisation.
Le professionnel du droit intervient lorsque son expertise est nécessaire.
Chacun reste ainsi dans son rôle.
L'objectif n'est donc pas de remplacer votre conseil.
C'est de lui faire gagner du temps.
Pour les associations qui n’ont pas de juriste en interne
Toutes les associations ne disposent pas d’un service juridique.
Pour une petite ou moyenne structure, recruter une personne dédiée aux questions juridiques et administratives n’est généralement pas envisageable.
Le secrétariat juridique externalisé constitue une solution intermédiaire : vous bénéficiez d’un interlocuteur spécialisé sans avoir à créer un poste en interne.
L’intervention peut être ponctuelle ou récurrente, selon vos besoins.
Une mission ponctuelle
Vous préparez une assemblée générale ?
Vous devez mettre à jour votre dossier administratif ?
Vous avez plusieurs changements à gérer simultanément ?
Nous pouvons intervenir sur une mission déterminée.
Un accompagnement récurrent
Vous souhaitez disposer d’un interlocuteur qui connaît votre association et son fonctionnement ?
Nous pouvons assurer un suivi régulier de votre documentation et de vos échéances statutaires.
Un service particulièrement adapté aux petites structures
Le fonctionnement d’une petite association repose souvent sur quelques personnes seulement.
Président, trésorier, secrétaire et administrateurs doivent assurer simultanément la gouvernance, la gestion financière, les relations avec les partenaires et les activités de l’association.
Le risque est alors simple : les tâches administratives et statutaires sont repoussées jusqu’au moment où elles deviennent urgentes.
Notre intervention permet de remettre de la méthode dans cette gestion.
Vous gagnez :
Du temps
Les tâches documentaires ne reposent plus entièrement sur les bénévoles.
De la méthode
Vos documents sont organisés et votre suivi est structuré.
De la continuité
L'information ne disparaît pas lorsque le secrétaire ou le président change.
De la sérénité
Les échéances et les démarches importantes sont suivies plus rigoureusement.
Des prestations à la carte
Il n'est pas nécessaire de souscrire à un abonnement lorsque vous avez seulement besoin d'une intervention ponctuelle.
Les prestations peuvent être réalisées à la mission, en fonction de la taille de votre association et de la nature du travail demandé.
Exemples de missions
Préparation d'une assemblée générale
Convocations, ordre du jour, préparation documentaire, trame de procès-verbal et organisation du dossier.
Suivi des changements de dirigeants
Préparation et organisation des documents nécessaires à la mise à jour de votre dossier associatif.
Mise à jour documentaire
Reprise de vos statuts, règlement intérieur, procès-verbaux et documents de gouvernance.
Secrétariat juridique récurrent
Suivi régulier des réunions, documents de gouvernance, échéances et formalités administratives.
Dossier de gouvernance
Organisation des documents permettant aux dirigeants de disposer d'une vision claire du fonctionnement statutaire de l'association.
Accompagnement d'une période de transition
Changement de président, renouvellement du conseil d'administration, réorganisation interne ou transmission des dossiers entre dirigeants.
Une expertise dédiée aux associations
L'Observatoire des associations est spécialisé dans le droit et le fonctionnement des organismes sans but lucratif.
Notre connaissance des problématiques associatives nous permet de comprendre les contraintes particulières des dirigeants bénévoles et des petites équipes.
Notre intervention peut être réalisée à distance, en visioconférence, ou localement en Saône-et-Loire.
Les prestations sont adaptées à la taille et aux besoins de chaque structure.
Besoin de remettre de l'ordre dans votre secrétariat juridique ?
Vous avez des statuts anciens ?
Vos derniers procès-verbaux sont difficiles à retrouver ?
Un changement de dirigeants doit être préparé ?
Vous souhaitez simplement savoir quels documents votre association doit tenir à jour ?
Commençons par faire le point.
Un premier échange permet d'identifier les documents existants, les opérations en cours et les besoins de votre association.
Diagnostic initial
30 minutes en visioconférence, sans engagement.
Nous faisons le point sur votre organisation documentaire, votre gouvernance et vos besoins en matière de secrétariat juridique.
Une précision importante
Les prestations proposées relèvent de l'assistance administrative, documentaire et organisationnelle et du secrétariat juridique dans les limites permises par la réglementation applicable.
Elles ne constituent pas, lorsqu'une telle intervention est réservée à un professionnel habilité, une consultation juridique, une représentation ou une prestation de rédaction d'actes sous seing privé.
Lorsque la nature du dossier le justifie, nous vous recommandons de vous rapprocher d'un avocat, d'un notaire ou de tout autre professionnel compétent.
Notre objectif : faciliter votre gestion et sécuriser l'organisation de vos dossiers, dans le respect des compétences de chacun.